■邀请
　　不管什么样的会议或者展览，主办方都希望适宜的对象(领导)参加。作为主办方，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等三个程序。
　　信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)策划书，可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。
　　回执——对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、接送要求等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为准)，接下来需要做的就是资源分配——主要是酒店住宿的安排，回执确认可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会议允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。
　　确认通知——如果会务费用确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。建议让专业会议服务公司代您邀请。